Dicas para ser mais produtivo nos emails

Já faz um tempo que o blog Daily Blog Tips publicou este artigo e por algum motivo, estava perdido por aqui. Quando me peguei reconfigurando clientes de emails, sincronizando com smartphones e coisas do tipo, acabei por resgatar e fazer uma versão para o EnterNauta.

Então vou fazer um pequeno resumo do artigo em questão. A ideia é dar alguma luz aos leitores. Para uma visão mais completa, sugiro a leitura do 20 Email Productivity Tips (em inglês).

  1. Utilize o GMail
    O Gmail é uma ferramenta fantástica, com muitos recursos, espaço e que pode ser acessada de vários locais sem necessidade de sincronização, como no caso do Outlook. Em casos de empresas, onde é recomendável um email personalizável, ainda é possível utilizar o GMail como app para seu domínio.
  2. Reúna várias contas em um só lugar
    Novamente, o GMail é excelente para estes casos, ao invés de logar em várias contas de email diferentes, você pode agregar todos os emails necessários em uma única conta do GMail.
  3. Utilize atalhos de teclado
    Assumindo que o GMail é o servidor de emails padrão, tente aprender alguns atalhos básicos para poupar segundos preciosos. Para uma lista dos atalhos, visite esta página para informações.
  4. Digite com todos os dedos
    E sem olhar para o teclado. Se tiver dificuldade, procure por um programa de auxílio.
  5. Organize seu tempo para ler emails
    A menos que esteja esperando mensagens urgentes, é mais interessante abrir o servidor de emails em horários pré-programados para se dedicar exclusivamente às demais tarefas.
  6. Faça atividades em massa
    Se for deletar, delete várias mensagens por vez, e não de uma a uma, por exemplo
  7. Responda imediatamente
    Se é necessário responder a mensagem, faça isso no momento em que ler (as chances de esquecer de responder são altas se trocar de mensagem)
  8. Tenha respostas pré programadas
    Existe uma característica do GMail (Labs) que permite que você salve vários tipos de mensagens para enviar posteriormente.
  9. Utilize filtros
    Filtros ajudam a organizar o trabalho, assim, você pode classificar ou determinar certas ações para mensagens específicas.
  10. Zere a caixa de entrada
    O acúmulo de mensagens na caixa de entrada pode ser uma tortura. O ideal é deixar sempre no zero a cada vez que fechar o cliente de email.
  11. Delete mensagens inúteis
    Não as deixe lá e, de preferência, observe quem enviou e o assunto, se possível, nem leia.
  12. Arquive suas mensagens diretamente
    Crie pastas (ou filtros) para determinados tipos de mensagens de forma a poupar tempo pensando sobre o que poderia ser.
  13. Priorize
    Certos emails têm grau de prioridade maior que os demais, nada mais justo de serem respondidos um quanto antes.
  14. Escreva emails curtos
    Quanto tempo você levará para escrever uma página inteira? E seu interlocutor, quanto tempo levará para ler? Tente se sucinto.
  15. Dê atenção ao Assunto
    O campo assunto é a primeira informação que seu email carrega, portanto, cuide dele com carinho. O sucesso de sua mensagem pode depender dele.
  16. Faça pesquisas
    O GMail é interessante por ter um recurso de pesquisa de mensagens bem avançado. Se precisar de uma mensagem específica, ao invés de procurar manualmente, tente fazer uma pesquisas com termos que a mensagem continha.
  17. Encaixe a mensagem no contexto
    Não delete as mensagens anteriores em um novo email. Elas ajudarão a contextualizar o assunto e serão uma forma de relembrar os tópicos do email.
  18. Separe as mensagens do grupo das individuais
    Em muitos casos, várias pessoas recebem uma mesma mensagem. Fique atento e crie filtros para não perder tempo com emails que não dizem respeito à você.
  19. Assinatura importante
    Adicione à sua assinatura apenas dados importantes. Imagens, frases ou coisas do tipo podem ter um efeito ruim. O ideal é ter seu nome e contato.
  20. Releia antes de enviar o email
    A fim de evitar erros, desentendimentos ou qualquer coisa estranha, releia sua mensagem e tenha certeza de que ela rá trazer os resultados que você espera. Verifique se não está esquecendo os anexos também.

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