Dicas para ser mais produtivo nos emails
Já faz um tempo que o blog Daily Blog Tips publicou este artigo e por algum motivo, estava perdido por aqui. Quando me peguei reconfigurando clientes de emails, sincronizando com smartphones e coisas do tipo, acabei por resgatar e fazer uma versão para o EnterNauta.
Então vou fazer um pequeno resumo do artigo em questão. A ideia é dar alguma luz aos leitores. Para uma visão mais completa, sugiro a leitura do 20 Email Productivity Tips (em inglês).
- Utilize o GMail
O Gmail é uma ferramenta fantástica, com muitos recursos, espaço e que pode ser acessada de vários locais sem necessidade de sincronização, como no caso do Outlook. Em casos de empresas, onde é recomendável um email personalizável, ainda é possível utilizar o GMail como app para seu domínio. - Reúna várias contas em um só lugar
Novamente, o GMail é excelente para estes casos, ao invés de logar em várias contas de email diferentes, você pode agregar todos os emails necessários em uma única conta do GMail. - Utilize atalhos de teclado
Assumindo que o GMail é o servidor de emails padrão, tente aprender alguns atalhos básicos para poupar segundos preciosos. Para uma lista dos atalhos, visite esta página para informações. - Digite com todos os dedos
E sem olhar para o teclado. Se tiver dificuldade, procure por um programa de auxílio. - Organize seu tempo para ler emails
A menos que esteja esperando mensagens urgentes, é mais interessante abrir o servidor de emails em horários pré-programados para se dedicar exclusivamente às demais tarefas. - Faça atividades em massa
Se for deletar, delete várias mensagens por vez, e não de uma a uma, por exemplo - Responda imediatamente
Se é necessário responder a mensagem, faça isso no momento em que ler (as chances de esquecer de responder são altas se trocar de mensagem) - Tenha respostas pré programadas
Existe uma característica do GMail (Labs) que permite que você salve vários tipos de mensagens para enviar posteriormente. - Utilize filtros
Filtros ajudam a organizar o trabalho, assim, você pode classificar ou determinar certas ações para mensagens específicas. - Zere a caixa de entrada
O acúmulo de mensagens na caixa de entrada pode ser uma tortura. O ideal é deixar sempre no zero a cada vez que fechar o cliente de email. - Delete mensagens inúteis
Não as deixe lá e, de preferência, observe quem enviou e o assunto, se possível, nem leia. - Arquive suas mensagens diretamente
Crie pastas (ou filtros) para determinados tipos de mensagens de forma a poupar tempo pensando sobre o que poderia ser. - Priorize
Certos emails têm grau de prioridade maior que os demais, nada mais justo de serem respondidos um quanto antes. - Escreva emails curtos
Quanto tempo você levará para escrever uma página inteira? E seu interlocutor, quanto tempo levará para ler? Tente se sucinto. - Dê atenção ao Assunto
O campo assunto é a primeira informação que seu email carrega, portanto, cuide dele com carinho. O sucesso de sua mensagem pode depender dele. - Faça pesquisas
O GMail é interessante por ter um recurso de pesquisa de mensagens bem avançado. Se precisar de uma mensagem específica, ao invés de procurar manualmente, tente fazer uma pesquisas com termos que a mensagem continha. - Encaixe a mensagem no contexto
Não delete as mensagens anteriores em um novo email. Elas ajudarão a contextualizar o assunto e serão uma forma de relembrar os tópicos do email. - Separe as mensagens do grupo das individuais
Em muitos casos, várias pessoas recebem uma mesma mensagem. Fique atento e crie filtros para não perder tempo com emails que não dizem respeito à você. - Assinatura importante
Adicione à sua assinatura apenas dados importantes. Imagens, frases ou coisas do tipo podem ter um efeito ruim. O ideal é ter seu nome e contato. - Releia antes de enviar o email
A fim de evitar erros, desentendimentos ou qualquer coisa estranha, releia sua mensagem e tenha certeza de que ela rá trazer os resultados que você espera. Verifique se não está esquecendo os anexos também.